Sổ tay chất lượng không còn là tài liệu bắt buộc đối với phiên bản ISO 9001:2015. Và nguyên nhân tại sao không còn yêu cầu này? Sổ tay chất lượng là một trong những tài liệu đầu tiên mà Tổ chức chứng nhận sẽ hỏi trước khi đánh giá chứng nhận. Tại sao đột nhiên mục tiêu của sổ tay và tầm quan trọng của nó lại mất đi?

Mặt hạn chế của Sổ tay chất lượng

Hầu hết các sổ tay chất lượng thông thường nhằm đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001, và quên đi điểm chính của tài liệu này. Kết quả là, một trong những tài liệu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng mà chẳng có mấy ai đọc – ngoại trừ một số chuyên gia đánh giá máy móc của Tổ chức chứng nhận.

Tôi thường đọc qua những sổ tay chất lượng đến hơn 20 trang, đôi lúc lên đến hơn 50 trang, và tôi tự hỏi rằng đây có thể được gọi là “hệ thống quản lý chất lượng” hay một “hệ thống quản lý số lượng”. Có quá nhiều thông tin bị trùng lắp và không cần thiết, và có quá nhiều nội dung đến nỗi tôi phải cảm thấy đáng thương cho những cái cây bị đốn hạ để làm giấy in ấn những thông tin này.

Thiết lập Sổ tay chất lượng, theo ý kiến của tôi, không phải là một ý tồi. Tổ chức có thể giới thiệu Hệ thống quản lý chất lượng của mình trong tài liệu này, kể cả cách thức tư duy và tiếp cận quản lý chất lượng.

Một cách áp dụng phổ biến là (ngoại trừ các yêu cầu từ điều khoản 4.2.2) bao gồm một số các yêu cầu từ điều khoản 4.1 và các yêu cầu khác sẽ là đơn giản hơn trong Sổ tay chất lượng.

Một Sổ tay chất lượng dễ hiểu, ngắn gọn và rõ ràng mang đến một điểm nhấn cho tổ chức về việc họ đang thực hiện – một tổ chức quản lý hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Một Sổ tay chất lượng tốt sẽ hỗ trợ công việc cho người đánh giá, và cung cấp cơ hội để đánh giá hệ thống tốt hơn – và, với quan điểm của chuyên gia, sẽ đóng góp cho việc cải tiến hệ thống.

Những công ty lớn thường đòi hỏi nhà cung cấp của mình phải có hệ thống quản lý chất lượng, và họ có thể yêu cầu xem Sổ tay chất lượng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Điểm ấn tượng nào mà Sổ tay chất lượng nói về Công ty bạn? Một sổ tay chất lượng cồng kềnh sẽ phản ánh rằng bạn tiêu tốn các nguồn lực hơn là áp dụng phương thức sáng tạo.

Việc thiết lập Sổ tay chất lượng không quá khó: xác định phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng, liệt kê các điều khoản loại trừ (nếu có), và lý giải cho việc loại trừ; mô tả các mối tương tác giữa các quá trình trong hệ thống (có thể lựa chọn lưu đồ quá trình), và liệt kê tất cả các quy trình QMS bạn sử dụng – đó là tất cả.

Cần hay không cần?

Nếu có hoặc không có Sổ tay chất lượng, tổ chức vẫn sẽ cần một tài liệu toàn diện về Hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức vẫn phải gửi cho Tổ chức chứng nhận một tài liệu mô tả hệ thống của Tổ chức, cũng như gửi cho các khách hàng lớn. Mặc dù không còn là bắt buộc, tất cả các yêu cầu trong Sổ tay chất lượng (ngoại trừ 4.2.2 b), vẫn xuất hiện trong phiên bản mới này. Phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng và các mối tương tác giữa các quá trình vẫn cần được xác định. Các yêu cầu này thậm chí cụ thể hơn trong phiên bản mới, và chúng vẫn ở dạng “thông tin văn bản”.

Phiên bản mới có một số yêu cầu mới cần lưu lại thông tin dạng văn bản, có thể được mô tả đơn giản trong Sổ tay chất lượng – ví dụ, bối cảnh của tổ chức.

Nội dung tương đồng, cách thức khác

Đây là tài liệu mới không bắt buộc (chúng ta có thể gọi bằng bất cứ tên nào) sẽ thay thể Sổ tay chất lượng, bao gồm các yêu cầu từ điều khoản 4.2.2, và tôi sẽ bổ sung một số yêu cầu mới.

Tài liệu mới này cần cugn cấp các thông tin về tổ chức:

  • Chúng tôi là Công ty XYZ;
  • Chúng tôi sản xuất sản phẩm này và cung cấp các dịch vụ kia;
  • Chúng tôi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với các quá trình này;
  • Chúng tôi không áp dụng các điều khoản sau trong tiêu chuẩn vì các lý do kèm theo;
  • Đây là các quá trình của chúng tôi và mối tương tác của chúng;
  • Và, đây là bối cảnh bên trong và bên ngoài đối với hệ thống chúng tôi vận hành.

Điều này có thể được xem như tối giản hoá, và tất nhiên, tất cả thông tin có thể không cần đặt cùng trong cùng một đoạn, nhưng tài liệu này phải dễ hiểu và phải bao gồm các yêu cầu từ điều khoản 4 trong phiên bản mới. Bên cạnh đó, mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức có thể bổ sung vào, và tài liệu này có thể trở thành một bản brochure giới thiệu về công ty đến các khách hàng trong tương lai một cách hiệu quả.

Nguồn: Thamkhaoiso

CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN

iso 9001:2015

Ý KIẾN BẠN ĐỌC